Кто такой «секретарь-делопроизводитель»? Человек, в обязанности которого входит перекладывание бумажек с место на место и разлив кофе для всего отдела, включая босса? Сотрудник, зарплата которого совершенно не совпадает с его реальными рабочими обязанностями, а уровень квалификации находится где-то в районе уборщицы? Согласно сложившемуся мнению, пришедшему еще из далеких 90-х, это именно так. Однако несмотря на всеобщий стереотип, в действительности все обстоит совершенно иначе.
Секретарь-делопроизводитель – это, в первую очередь, высококлассный специалист, лицо фирмы и, зачастую, правая рука и главный советчик директора компании. В обязанности секретаря-делопроизводителя входит работа с кадрами компании, разбор входящей и исходящей документацией, прием звонков, грамотная работа с кадрами и многое другое.
Без чуткого руководства и внимания этого незаменимого офисного сотрудника не смогла бы пройти на высшем уровне ни одна конференция или деловая встреча. Секретарь-делопроизводитель обязан быть прекрасным тайм-менеджментом и следить не только за собственным расписанием, но и за распорядком дня своего непосредственного начальника, а также сотрудников, находящихся в его подчинении.
Как научиться быть хорошим секретарем? Хороший вопрос. Для этого вам стоит записаться на курсы по обучению секретарей. При выборе учебного центра, в первую очередь, обратите внимание на план занятий – он должен размещаться на веб-сайте школы или же выдаваться администрацией по просьбе слушателя.
Наиболее важный момент – количество и продолжительность занятий, а также соотношение теории и практики. Существую краткосрочные и долгосрочные курсы, а также курсы повышения квалификации, которые могут также длиться по-разному – в зависимости от выбранной сферы занятий.
Если вы обучаетесь делопроизводству и секретарскому делу впервые, то есть не имели раньше практической работы в данном ключе, стоит выбрать долгосрочные курсы. Это даст вам возможность во всей полноте изучить как все теоретические, так и рабочие аспекты дисциплины. Цена такой учебной программы будет выше, чем у краткосрочных курсов, однако и ее цель направлена непосредственно на получение новых знаний, а не на повторение пройденного, повышение квалификации или же просто разовое, пробное посещение занятий.
Краткосрочные курсы подойдут только в том случае, если это пробные лекции или открытые семинарские занятия, созданные как раз для подобных возможностей – проверить качество работы учебного центра, познакомиться с будущими педагогами, присмотреться к возможным одногруппникам, ознакомиться с учебным планом и так далее. То есть если вы ищите учебный центр, но еще не остановили свой выбор на единственном, конкретном из них, весьма правильно будет посетить подобные отрытые занятия. Это даст вам общее представление о конторе, в которую вы собираетесь вложить немалые деньги в обмен на знания.
Также краткосрочные курсы могут быть курсами повышения квалификации, рассчитанными на уже опытных работников в сфере делопроизводства и секретариата, желающих обновить свои знания и ознакомиться с новыми тенденциями в их специальности. В этом случае критерии отбора учебного центра зависят от сугубо личных предпочтений и целей слушателя, так что в этом случае сложно давать какие-либо конкретные практические советы, кроме основных, подходящих и новичкам, и опытным секретарям. Об этом пойдет речь ниже.
При выборе курсов не стоит обращаться чересчур большое внимание на рекламные слоганы учебного центра. Не секрет, что каждая школа тратит немалые средства именно на пиар своих услуг, стараясь привлечь внимание как можно большего количества клиентов. Поэтому не стоит при выборе учебного центра руководствоваться рекламой. Постарайтесь найти как можно больше отзывов о выбранной вами школе – например, они могут размещаться в книге отзывов или гостевой книге на веб-сайте курсов.
Также если у вас есть знакомые, прошедшие данные курсы, поинтересуйтесь их мнением. Зачастую это помогает существенно сэкономить время и, что порой более существенно, деньги на учебный центр.
Далее стоит подробнее остановиться на профиле учебного центра. Наиболее низкая цена, как правило, присутствует в многопрофильных школах и курсах. Однако качество такого обучения оставляет большие сомнения. Почему? Для начала, едва ли хороший, высококлассный специалист согласится работать за нищенскую зарплату, а ведь низкая цена таких многопрофильных курсов не предполагает высокую оплату труда таких преподавателей. Кроме того, педагоги учебных центров с широкой специализацией, зачастую, преподают по две-три и более дисциплин. При этом часто случается, что эти дисциплина весьма мало сочетаются друг с другом, а порой и вовсе никаким боком не соприкасаются: например, бухучет и делопроизводство или же курсы визажистов и уроки для нянь. Это приводит нас к третьей причине не доверять подобным учебным центром – более чем спорным является квалификация преподавателей-многостаночников. Имеют ли они соответствующие дипломы и сертификаты, позволяющие им считаться педагогами?
Поэтому лучше отдать больше денег за курсы, нацеленные сугубо на делопроизводство и секретариат. Придя на работу и приступив к своим непосредственным обязанностям, вы сразу же почувствуете отдачу от такого выбора.
Увы, на сегодняшний день развелась масса контор-«лохотронов», единственная цель которых – вытянуть деньги из наивного обывателя. Довольно просто обмануть новичка в сфере делопроизводстве и секретариате, прочитав ему под запись лекцию по бумажке. При этом никаких базовых или, тем более, практических знаний вы не получите. Псевдо-преподаватель не сможет грамотно ответить на ваши вопросы (а то, что они возникнут у вас, рано или поздно, не стоит ставить под сомнение), не сумеет грамотно порекомендовать литературу для самостоятельного, дополнительного изучения и закрепления материала и, конечно же, не справится с практической частью занятий.
Продолжение статьи читайте 16 января, только на ACADEMICA.ru!
