Как же заранее определить «лохотрон» и не выбросить деньги на ветер? А вот тут нам как раз таки и помогут открытые уроки. Идеальной проверкой будет привести с собой друга, разбирающегося в делопроизводстве и секретариате с рабочей стороны. Он легко сможет оценить уровень практической квалификации преподавателя и качество теоретического материала.
Итак, если квалификация преподавателя понравившихся вам курсов не оставляет сомнений, пристальное внимание обратите на саму схему обучения – учебный план. От этого зависит направленность вашего обучения. Поэтому если вы имеете некое представление о работе делопроизводителя и секретаря, стоит подобрать план, подходящий вашим требованиям.
Большинство учебных программ включают в себя изучение видов и типов документации. Это включает в себя как правовые, так и социальные аспекты работы. Секретарь-делопроизводитель, работающий непосредственно с кадровым составом компании, должен хорошо разбираться в документацией, связанной с оборотом кадров в компании: заявлениями о приеме на работу и уходе с нее, заявления об отпуске, командировочные документы и так далее.
Также существуют дополнительные дисциплины, не менее важные для специалиста в сфере секретариата и делопроизводства: офисный этикет и стиль, основы психологии и социологии, тайм-менеджмент и базовые понятия маркетинга и менеджмента, машинопись, работа на ПК.
Казалось бы, для чего делопроизводителю выдерживать какой-то особый стиль в одежде? Может, хватит стандартного офисного правила: черный низ, белый верх? Ан, нет.
Первое, что скажут вам на занятиях по офисному этикету и стилю – это то, что начать следует с имиджа. Да, именно с него. Прочь мятые брюки и не менее мятую физиономию. Да здравствует порядок, чистота и идеальный стиль в одежде и внешнем виде! Навсегда забудьте о неопрятной прическе и грязных волосах. Коль скоро секретарь – лицо компании, это лицо всегда должно выглядеть свежим, привлекательным и приветливым.
Только чистая, отглаженная одежда! Только опрятный, деловой стиль и подобранные со вкусом аксессуары! Именно здесь вам понадобятся скрытые у вас доселе таланты стилиста и визажиста. Вычурность, отсутствие чувства меры и скромности в одежде, равно как и в поведении ни в коем случае не приветствуется. Секретарь-делопроизводитель – ответственная должность, требующая не только определенного рода знаний и умений, но и грамотного отношения к тому, как следует подавать себя в обществе.
При работе с людьми не обойтись без приемов социологии и психологии, ведь сотрудничаете не с бездушными машинами или некими безликими существами, а с живыми личностями. Поэтому важно создать благоприятную рабочую почву в коллективе. Не говоря уже о том, что, владея принципами и приемами психологии и социологии, вы сможете весьма быстро поднять собственный статус в рабочем коллективе и подняться по карьерной лестнице.
Работа на персональном компьютере, владение базовыми программами сродни офисному пакету Microsoft Office и «слепая печать» – одна из важнейших умений, владеть которыми должен не только секретарь-делопроизводитель, но и любой современный офисный сотрудник.
Скорее всего, в качестве всего лишь дополнительной дисциплины к общему курсу работа на ПК будет подана в довольно усеченном варианте. И все же по выпуске из учебного центра вы должны уметь быстро и качественно набирать текст методом «слепой печати», владеть базовыми программами операционной системы, а также поисковиками Сети Интернет. Это начальный уровень для любого среднестатистического пользователя ПК.
Таким образом, во время обучения вам предстоит не только записывать лекционный материал, но и работать с различной офисной техникой – компьютерами, принтерами, сканерами, модемами и прочим. Поэтому важно, что вся учебная техника была в хорошем состоянии, пригодном для использования. Что под этим подразумевается?
Во-первых, компьютеры и прочая техника не должны быть морально устаревшими. То есть монитор-коробка, тяжеленный старый процессор родом из 95 года, допотопная мышка и клавиатура, никакущий сканер и принтер, медленный модем – это не есть хорошо. Вся рабочая техника и оборудование должны быть наиболее современными и, естественно, находящимися в рабочем состоянии.
Говоря о состоянии, мы переходим к пункту во-вторых. Второе – это работоспособность и доступность офисной техники. Если в учебном кабинете располагается десять персональных компьютеров, то качественно и без проблем должны работать все десять. Администрация курсов, которая заботится о собственном статусе, престиже на рынке образования и, в первую очередь, о комфорте своих клиентов, должна проводить своевременное техническое обслуживание всей материально-технической базы своего учебного центра.
Помимо того, обратите внимание на качество программного обеспечения компьютера. Весь софт и программы должны своевременно обновляться и улучшаться. Работа на устаревших версиях программ даст вам лишь устаревшие знания, многие из которых не подходят для современной практической деятельности. Этим, увы, грешат многие среднего уровня учебные центры, не заботясь о своевременном пополнении и обновлении базы данных и программного обеспечения своей рабочей техники.
Последнее, что включается в материально-техническую базу курсов, - это состояние самого здания, учебных кабинетов, мебели и так далее. Курсы, размещающиеся в полуподвальном или подвальном помещении, сразу должны вас насторожить. Будет ли там хорошая вентиляция? Будет ли достаточным освещение? Есть ли в наличии элементарные условия комфорта – уборные, буфет или кофе-машина? Поверьте, когда вы непосредственно приступите к обучению и станете ездить на курсы по два-три раза в неделю в течение нескольких месяцев, эти условия станут для вас довольно весомыми.
Наконец, стоит поговорить об удаленности учебного центра от вашего места работы, учебы или дома. С одной стороны, очень удобно, когда все находится, что называется, под боком. Однако это не должно становится главным приоритетом при выборе курсов. Несколько часов дороги туда-обратно не слишком приятная штука, однако позже, во время работы, вы порадуетесь своей предусмотрительности, выбрав более далекие по географическому расположению, но и более качественные, профессиональные курсы.
Хочется еще раз сказать пару слов о цене. Существуют очень дорогие учебные центры, требующие буквально заоблачную оплату за свои услуги по обучению. При этом не факт, что выбор такой школы оправдает соотношение «цена – качество». Во-первых, цена за обучение может быть неоправданно завышена из-за раскрученности учебного центра – рекламе, пиару, брендовости организации и так далее. Во-вторых, учебный центр может находиться на базе какой-либо организации, также имеющие статус довольно престижной компании, - соответственно, цена за такие курсы будет выше.
Существует и обратная ситуация – чрезмерно низка цена. Это может показаться весьма привлекательным для многих. Но что, если более детально подумать над фразой «скупой платит дважды»? Хорошее образование, равно как и любой другой качественный продукт или услуга, не может быть дешевым. Ведясь на дешевку, практически со стопроцентной точностью нарваться на обыкновенную фирму по вытягиванию денег и времени.
Так что же выбрать? Логично, что предпочесть стоит нечто среднее. Не слишком высокая и не чрезмерно низкая стоимость за обучение при учете всех вышеперечисленных советов поможет вам не ошибиться в выборе учебного центра и курсов по делопроизводству и секретариату.
Ну, и в заключение всего вышесказанного хочется сказать о необходимости самообразования и повторения пройденного материала дома. Не ленитесь самостоятельно искать дополнительные статьи и отслеживать новые тенденции в вашей специализации в учебниках, Сети Интернет и так далее. Читайте статьи по офисному этикету, основам менеджмента и маркетинга, работе с документами, повышайте свой уровень владения персональным компьютером и офисными программами, развивайте в себе новые умения и способности. Это позволит вам сэкономить деньги на будущих курсах повышения квалификации и поможет быстро и эффективно продвигаться вверх по карьерной лестнице.
