Необходимо сразу сказать, что профессия секретаря подходит далеко не всем. Подавать кофе и следить за тем, чтоб в офисном столе всегда были скрепки – это далеко не все, чем обязан заниматься хороший секретарь. В первую очередь, будучи секретарем, вы должны быть коммуникабельным, открытым человеком, способным быть «лицом компании» и следить за многими мелочами, без которых обычная работа офиса станет просто невыносимой.
В ведении секретаря существует множество вещей: начиная от приема звонков и заканчивая организацией деловых приемов. Хороший секретарь всегда в курсе всех событий предприятия, потому что он – глаза и уши, а зачастую и главный советчик своего начальника по делам фирмы.
Почему секретарей принято изображать в идеально чистой и прекрасно сидящей одежде, красивыми, улыбающимися и открытыми для коммуникации? Да потому, что это и есть тот идеал, к которому должен стремиться каждый секретарь. В изучении данной специальности не обойтись без овладения навыками делового этикета, без изучения офисного стиля.
Для того, чтоб быть хорошим секретарем, необходимо знание, как минимум, основ маркетинга и менеджмента. Соблюдение офисного стиля должно быть на самом высоком уровне, ведь вы – представитель компании, первый сотрудник, который встречает клиентов фирмы, то есть то самое «первое впечатление», которое обязательно должно быть самым лучшим. Выражение «встречают по одежке» должно иметь для вас особый смысл.
Кроме того, каждый профессиональный секретарь должен отлично разбираться в видах и типах документов, с которыми ему предстоит работать. Это важная и ответственная часть работы, которую невозможно переложить на кого-то другого или отнестись к ней без должного профессионализма. Именно к вам будут обращаться как рядовые сотрудники, так и представители партнерских фирм, поэтому вы должны четко и без затруднений разбираться во множестве самых разнообразных документов.
Деловое общение предполагает владение не только собственным стилем и речью, но также разнообразные приемы психологии, так что готовьтесь к базовому изучению дисциплин, касающихся взаимодействия в группе и обществе. Вы научитесь тому, как правильно построить разговор, как «подать себя» и вывести разговор на необходимый вам уровень.
Не забывайте про необходимость вести четкий распорядок дня как для себя, так и для своего начальника. Пунктуальность, хорошая память и точность в делах – главные достоинства секретаря. Этому посвящены занятия по тайм-менеджменту и планированию дня.
Быть секретарем – значит быть еще и неплохим юристом. Собирается ли сотрудник офиса в отпуск или пишет заявление об увольнении либо приеме на работу – во всех ситуациях существуют нюансы, разбираться в которых – задача секретаря.
Что же еще? Конечно, не менее важным умением для любого офисного работника, а секретаря тем более, является работа за персональным компьютером. Минимум необходимых вам знаний в этом деле – работа с офисными приложениями Microsoft Word и Сетью Интернет. Поиск необходимой информации и ее грамотное оформление также входят в перечень обязанностей секретаря.
Казалось бы, столькими знаниями и умениями должен владеть один человек – как этому научиться? Вам помогут грамотно составленные курсы для секретарей.
Сегодня практически в каждом городе можно найти десятки учебных центров, предлагающих обучение профессии секретаря. Однако далеко немногие из них способны серьезно и на высоком уровне справиться с этой задачей.
Во-первых, стоит отметить то, что большинство учебных центров являются многопрофильными учреждениями. То есть практически одни и те же преподаватели могут вести курсы как для секретарей, так и для стилистов, косметологов, нянь, бухгалтеров и так далее. Согласитесь, весьма спорно, смогут ли они на достойном уровне преподавать все эти совершенно не связанные друг с другом дисциплины. Не говоря уже о том, имеют ли такие педагоги подтверждение своей квалификации в виде дипломов и сертификатов.
Постарайтесь выбрать учебный центр, специализирующийся сугубо на подготовке офисных сотрудников, а еще лучше – исключительно одних секретарей. Также ознакомьтесь с дипломами и прочими документами, в которых четко прописана и подтверждена квалификация преподавателей. Серьезные учебные центры всегда имеют подобные аттестаты и предоставляют их своим клиентам по первому требованию.
Что касается документов, которые вы должны получить по окончании курсов, то это может быть как диплом, так и сертификат. Удостоверьтесь заранее, что все документы будут оформлены согласно установленному государством образцу. В будущем это поможет вам избежать затруднений при устройстве на работу. Работодатели больше доверяют проверенным и успевшим зарекомендовать себя учебным центрам.
Обучение на курсах для секретарей может быть как весьма дорогим, так и средним и даже дешевым. Двух крайностей лучше всего избегать, поскольку первая сильно ударит по вашему кошельку, а вторая может вовсе не принести никаких знаний.
Дорогие курсы, как правило, имеют хорошую рекламу и «брендовое» имя, за счет чего и повышается цена. Это далеко не всегда означает, что обучение в таком учебном центре будет лучше, чем на курсах со средними расценками.
Увеличение в цене также дает долгосрочность курсов. Краткосрочные занятия, как правило, дают лишь вводные знания о специальности, и подойдут новичкам, желающим попробовать свои силы в чем-то новом. Если вы еще не до конца уверены, что хотите работать именно секретарем, тогда вы вполне можете записаться на краткосрочные курсы. Это не отнимет у вам много времени и денег, но даст возможность решить, куда двигаться дальше.
Долгосрочные курсы рассчитаны на углубленное изучение всех необходимых секретарю дисциплин. Как правило, они сопровождаются множеством практических занятий и теоретического материала. Хорошие учебные центры имеют основательную базу теоретических знаний в распоряжении своих учеников. Это значительно сокращает самостоятельные ее поиски. Преподаватели учебного центра также могут советовать списки дополнительной литературы для самостоятельного изучения.
Говоря об информации, следует также отметить, что она должна быть наиболее полной и современной. Устаревшие знания никому не нужны, поэтому учебный центр должен следить за своевременным пополнением базы данных самыми свежими сведениями.
Вы можете выбрать курсы, рассчитанные как на малую, так и на большую аудиторию учащихся. Первый вариант гораздо выгоднее в плане получения и усвоения знания, поскольку преподавателю легче уделать внимание каждому ученику из группы в шесть-восемь человек, нежели стараться донести информацию до огромного класса из тридцати учеников. С другой стороны, работа в малых группах обойдется дороже.
Отдельное слово стоит сказать о материально-технической базе курсов. Обшарпанные столы и стены, разваливающиеся стулья, допотопные компьютеры и слабое освещение – это явно плохие декорации для удачного обучения на секретаря, поскольку весьма плохо сочетается с основной концепцией специальности, которая может звучать как «Аккуратность. Пунктуальность. Стиль». Учебный центр, не позаботившийся о подобном минимальном комфорте своих клиентов, трудно назвать хорошим.
Размещение учебного центра не должно слишком влиять на ваш выбор. Помните, что те знания, которые вы получите на хороших курсах, в будущем с лихвой оплатят время, потраченное на поездки даже в другую часть города.
